Partos is de branchevereniging voor ontwikkelingssamenwerking. Partos verenigt Nederlandse ontwikkelingsorganisaties en zet zich in voor de belangen van haar leden, zodat zij zo succesvol mogelijk een rechtvaardige en duurzame wereld kunnen creëren voor iedereen. Partos maakt sinds 2014 gebruik van Microsoft Dynamics 365 ter ondersteuning van relatiebeheer zoals het bijhouden van activiteiten en marketinglijsten. Deze mailinglijsten fungeren ook als opslag van deelnemers aan projecten of activiteiten.
De wens van Partos is meer structuur in te bouwen waarin de activiteiten beter bijgehouden kunnen worden en managementinformatie kan opleveren over leden en projecten waarmee gericht gecommuniceerd kan worden met subgroepen. Er is behoefte aan eenduidige richtlijnen over het gebruik van CRM: wat slaan we op, hoe slaan we het op, wie is verantwoordelijk voor de correctheid van de gegevens en hoe verwerken we wijzigingen om de historie te behouden.
Onze ervaring leert dat succesvol gebruik van een CRM-systeem moet aansluiten bij de doelstellingen maar ook dat de mensen die ermee gaan werken betrokken worden in het proces. Het adoptieproces vinden wij heel belangrijk. Een CRM-systeem moet juist voor je werken.
Het huidige CRM-systeem waar Partos mee werkt heeft een upgrade nodig. Wij hebben voor Partos een menukaart ontwikkeld waarbij zij zelf kunnen aangegeven welke verbeteringen in het huidige systeem prioriteit hebben.
Voor de start hebben wij drie belangrijke pijlers geformuleerd:
1. Het opschonen van entiteiten, records en formulieren
Overbodige velden zullen wij verbergen en/of verwijderen. Entiteiten die niet gebruikt worden zetten wij uit. Dit zorgt voor een overzichtelijker en sneller systeem. Het is belangrijk om alleen de functionaliteiten aan te zetten die daadwerkelijk gebruik gaan worden. Dit zorgt ook voor een betere adoptie.
2. Communities/ Projecten
Partos heeft veel te maken met bepaalde Communities leden met gemeenschappelijke kenmerken/belangen en Projecten (leden die zich samen inzetten voor en bepaald project/doel). Ondanks dat dit zo een belangrijk onderdeel is binnen de werkwijze van Partos ontbreekt er nog een duidelijke en makkelijke manier om deze informatie vast te leggen. Waar dient de community voor? En welke personen vallen binnen deze community? Wie zijn er actief betrokken binnen een project? En welke bedrijven dragen bij aan een project?
Voor de Communities en Projecten gaan wij een aparte tabel opzetten. Partos kan hierdoor informatie van deze onderdelen eenvoudiger en overzichtelijker vastleggen.
3. Microsoft Teams
De integratie met Microsoft Teams is ook een belangrijk onderdeel. Microsoft Teams zorgt ervoor dat iedereen altijd met de recente informatie en bestanden werkt waardoor een team optimaal kan samenwerken. Door een integratie van Dynamics 365 met Microsoft Teams kunnen veelgebruikte documenttypen zoals Word, Exel en Powerpoint beter beheerd worden en is automatisch synchroniseren een standaard. Het zorgt voor een betere klantbetrokkenheid want klantinformatie en bestanden zijn rechtstreeks vanuit Microsoft Teams te delen.
Daarnaast realiseren we een directe koppeling tussen een Community en een Teams kanaal. De leden van dit kanaal worden gesynchroniseerd met de contactpersonen (zowel intern als extern) die zijn vastgelegd bij een community. Zodoende is het mogelijk om een community een platform te geven waarop personen binnen die community onderling informatie en documenten kunnen uitwisselen en waarbij de leden van het kanaal up-to-date worden gehouden en vanuit één plek worden beheerd.
