Koninklijke Wandelbond Nederland in beweging met data

Wandelen voor iedereen

Koninklijke Wandelbond Nederland (KWbN) is hét aanspreekpunt voor wandelen in Nederland. Met een groot netwerk van organisaties en activiteiten inspireert KWbN mensen om in beweging te komen, van de Avond4daagse tot korte ommetjes en inspirerende routes. Wat KWbN uniek maakt, is dat ze zowel individuele wandelaars als organisaties ondersteunt. “Waar bij sommige teamsporten een lidmaatschap aan de bond een vereiste is om te kunnen sporten, is dat bij wandelen een ander verhaal,” vertelt Luuk. “Onze uitdaging is altijd geweest om wandelaars aan ons te binden, zonder dat het verplicht is. Daarom luisteren we goed naar de behoeften van de wandelaars en bieden we inspiratie, evenementen en ondersteuning. Daarbij werken we samen met organisatoren en andere organisaties die wandelen omarmen.” De overtuiging van KWbN is dat wandelen toegankelijk, veelzijdig en duurzaam is. Iedereen kan meedoen, op elk niveau. Daarmee wil de bond structureel bijdragen aan een fitter en vitaler Nederland.

Een digitale uitdaging

De organisatie groeide snel, maar het digitale landschap bleef achter. Er waren losse systemen voor ledenadministratie, nieuwsbrieven, campagnes en het portaal voor verenigingen. Koppelingen werkten moeizaam, data raakte versnipperd en veel processen verliepen handmatig. “Een nieuw lid moesten we handmatig inladen, aan de nieuwsbrief toevoegen en zelf segmenteren,” vertelt Luuk. “Dat kostte tijd en was foutgevoelig. Ook het verenigingenportaal was verouderd. Het werd duidelijk dat we een nieuwe start nodig hadden.” KWbN had behoefte aan een geïntegreerde oplossing die meebeweegt met de ambities van de organisatie.

De keuze voor Pixelzebra

Via een andere bond kwam KWbN in contact met Pixelzebra. Hun ervaring met vergelijkbare organisaties gaf vertrouwen. “We zagen dat Pixelzebra bij een sportbond een succesvolle implementatie had gedaan,” zegt Luuk. “Dat gaf ons de zekerheid dat ze onze situatie kenden. Het verhaal en de aanpak overtuigden ons.” Pixelzebra startte met een grondige analyse van de processen en vertaalde die naar een CRM-oplossing op basis van Microsoft Dynamics 365. In een wekelijkse projectgroep werkte een vast team van Pixelzebra en KWbN samen. “Wat ik heel prettig vond, is dat we altijd dezelfde mensen zagen,” vertelt Luuk. “Geen wissels, maar vaste gezichten die ons proces van begin tot eind begeleidden.”

Een nieuwe flow

Het resultaat is een centraal CRM-systeem waarin alle leden, organisaties en contactmomenten overzichtelijk samenkomen. Belangrijke processen verlopen nu automatisch. Nieuwe leden schrijven zich online in en worden direct toegevoegd aan het systeem en aan de juiste e-mailcampagnes. Segmentatie gebeurt meteen op basis van gedrag en lidmaatschap, waardoor communicatie veel gerichter is. Ook facturatie en andere vormen van correspondentie lopen voortaan automatisch. “Alle handmatige stappen zijn vervangen door één gestroomlijnde flow,” legt Luuk uit. “Dat scheelt ons enorm veel tijd en zorgt voor een logische reis voor leden. Ook verenigingen merken het verschil: zij ervaren meer gebruiksgemak.”

Betere service en meer inzicht

Doordat klantcontacten centraal in het CRM-systeem worden vastgelegd, kunnen medewerkers leden sneller en persoonlijker helpen. “We zien direct de voorgeschiedenis en kunnen beter inspelen op vragen,” zegt Luuk. “Leden hoeven hun verhaal minder vaak opnieuw te doen. Dat geeft een prettige ervaring.” Ook strategisch maakt KWbN grote stappen. Data uit verschillende bronnen is nu gecentraliseerd en beschikbaar in Power BI-dashboards. Daarmee stuurt de organisatie beter op KPI’s. Nieuwsbrieven worden bijvoorbeeld nauwkeurig geanalyseerd en open- en klikratio’s zijn al sterk verbeterd door segmentatie. Daarnaast helpt het systeem om aangesloten organisaties in groepen te verdelen. Grote organisatoren met tienduizenden deelnemers hebben immers een andere informatiebehoefte dan kleine clubs. Dankzij deze inzichten kan KWbN de segmenten nu gericht ondersteunen.

Samenwerking

De samenwerking met Pixelzebra verliep intensief en betrokken. “We hebben zeker uitdagingen gehad, vooral bij de koppeling tussen CRM en het financiële systeem,” vertelt Luuk. “Daar moesten we echt samen doorheen. Maar doordat we steeds in goed contact bleven en als één team werkten, kwamen we tot de beste oplossing.”

De toekomst: datagedreven en persoonlijk

Met het nieuwe CRM-systeem heeft KWbN een stevige basis voor de toekomst. “We kunnen nu veel beter data analyseren en trends ontdekken,” zegt Luuk. “Dat helpt ons om nog relevanter te worden voor wandelaars en organisaties. Het systeem maakt ons niet alleen efficiënter, het geeft ons ook de handvatten om persoonlijker en innovatiever te zijn.” Zo kan KWbN de maatschappelijke missie – zoveel mogelijk mensen via wandelen in beweging brengen – krachtiger vervullen. Met de ondersteuning van Pixelzebra staat er nu een digitale basis die met de ambities van de organisatie meegroeit.